Sena betalningar hör tyvärr till vanligheterna, även för de mest välorganiserade företagen. Det finns otaliga orsaker till att inbetalningar dröjer: kanske har fakturan inte nått rätt person, kunden har akut likviditetsbrist eller så har rutinerna helt enkelt fallerat. Oavsett anledning blir resultatet detsamma: onödig stress, försämrad likviditet och i värsta fall tvingas företaget bromsa satsningar eller hotas av obestånd. Men kan man undvika sena betalningar, bör man göra det – och det är faktiskt fullt möjligt.
Nedan följer konkreta åtgärder för att minimera risken att kunders inbetalningar försenas och därigenom stärka företagets ekonomiska stabilitet.
Välj rätt kunder med hjälp av kreditkontroller
Ett av de första stegen för att undvika sena betalningar är att välja sina kunder med omsorg. Att genomföra en enkel kreditkontroll ger värdefull information om en kunds ekonomiska situation. Om kreditvärdigheten är låg kan du överväga att kräva förskottsbetalning eller erbjuda kortare betalningstider. I vissa fall kan det vara bättre att avstå från en affär som innebär hög risk för utebliven betalning.
För att genomföra kreditkontroller finns både betrodda kreditupplysningsföretag och digitala tjänster. Att regelbundet följa upp kundernas betalningshistorik ger dig en indikation på om risken för sena betalningar ökar över tid. Ju bättre koll du har på kundens ekonomiska hälsa, desto större möjlighet har du att agera proaktivt, exempelvis genom att justera betalningsvillkor eller erbjuda alternativa finansieringslösningar. Välj din kund med omsorg och undersök noga.
Tydliga avtal och betalningsvillkor
Ett välformulerat avtal lägger grogrunden för en smidig betalningsprocess. Redan innan ett projekt eller en leverans påbörjas bör betalningsvillkoren vara tydligt specificerade: när ska fakturan skickas, hur lång betalningstid gäller och vad händer om betalningen uteblir? Det är också klokt att ange dröjsmålsränta och eventuella påminnelseavgifter i avtalet. På så sätt är kunden införstådd med de ekonomiska konsekvenserna av försenade inbetalningar. Lite eld i baken – nedtecknat på papper – gör ofta jobbet.
På så sätt är kunden införstådd med de ekonomiska konsekvenserna av försenade inbetalningar. Samtidigt finns det redan tydliga riktlinjer att förhålla sig till, både nationellt och inom EU, när det gäller dröjsmålsräntor och sanktioner. Se exempelvis förordning om sena betalningar för mer information.
Ibland kanske du känner dig osäker kring hur hårt du bör driva frågan om betalningsvillkor, särskilt gentemot större kunder. Men att vara tydlig och professionell i dessa frågor visar på seriositet och respekt för den egna verksamheten. Hellre ett kort samtal om betalningspraxis i förväg än utdragna förhandlingar när fakturorna redan förfallit. Det du inte gör i förarbetet är svårt att göra sen.
Effektiv fakturahantering
En klassisk fallgrop är att fakturan skickas iväg för sent eller att den av misstag hamnar hos fel kontaktperson. Små misstag kan leda till stora förseningar. Se därför till att ha rutiner för hur och när fakturor ska skickas. I många branscher är det vanligt att fakturorna går i väg direkt när jobbet är slutfört eller varan levererad. Ju snabbare den hamnar hos kunden, desto större chans att betalningen sker i tid.
Det kan också vara en god idé att följa upp fakturan innan förfallodatumet. Ett vänligt mejl eller telefonsamtal för att säkerställa att fakturan kommit fram kan räcka för att undvika onödiga förseningar. En automatiserad påminnelsefunktion i bokförings- eller faktureringssystemet underlättar arbetet och bidrar till snabbare betalningar. Var inte rädd för att påminna. Tvärtom hjälper du kunden vid påminnelse.
Proaktiva åtgärder och tydlig kommunikation
Om en kund har återkommande betalningsproblem gör du klokt i att ta en direktdiskussion om orsakerna. Kanske har kunden i sin tur problem med egna kunder eller leverantörer eller så råder det helt enkelt osäkerhet kring betalningsrutinerna. Att inleda en konstruktiv dialog kan ofta leda till en lösning som gynnar båda parter, exempelvis en avbetalningsplan som minskar risken för helt utebliven betalning.
Skulle förseningen ändå bli långvarig eller om kunden helt avstår från att betala kan det bli nödvändigt att eskalera ärendet. Här finns det professionella aktörer som erbjuder inkasso för företag, vilket både frigör tid och ökar chanserna att fordran faktiskt blir betald. Tveka inte på att anlita extern hjälp om du inte får betalt.
Bygg en buffert och en flexibel affärsmodell
Ett sista, men ofta förbisett råd är att se till att ditt företag har en buffert för att klara oväntade förseningar. Att i alla lägen vara beroende av snabba kundinbetalningar skapar onödig stress. En stabil reserv av likvida medel gör det enklare att hantera säsongsmässiga svackor och försenade betalningar utan att verksamheten drabbas alltför hårt. Se till att ha en reserv, alltid.
Värt att tänka på innan du skickar nästa faktura
Genom att göra kloka val och satsa på sunda rutiner, tydlig kommunikation och regelbundna kreditkontroller kan ditt företag ligga steget före kundernas förfallodagar. Skulle förseningarna ändå bli övermäktiga? Då finns det professionell hjälp att få för att frigöra tid och resurser åt det ni egentligen vill göra. Och det är väl ändå det som är poängen i slutändan?